- Manuelle Genehmigungsprozesse kosten Unternehmen durchschnittlich 5 Arbeitstage pro Bestellung – automatisierte Workflows schaffen das in Minuten.
- Automatisierte Freigaben reduzieren Prozesskosten um bis zu 78 % und schaffen einen lückenlosen Audit Trail.
- Visuelle Flow Builder ermöglichen auch Fachanwendern ohne IT-Kenntnisse die Erstellung professioneller Workflows.
Das Problem mit manuellen Genehmigungsprozessen
Kennen Sie das? Ein Mitarbeiter braucht dringend Material für ein Projekt. Er schreibt eine E-Mail an seinen Vorgesetzten, der diese weiterleitet an den Einkauf, der wiederum eine Rückfrage stellt, die erst nach zwei Tagen beantwortet wird.
Manuelle Genehmigungsprozesse sind einer der größten Produktivitätskiller im Einkauf. Sie verursachen nicht nur Verzögerungen, sondern führen auch zu einer Reihe weiterer Probleme:
- Mangelnde Transparenz: Niemand weiß, wo eine Anfrage gerade steckt. Ist die E-Mail gelesen worden? Liegt sie im Spam? Wer ist eigentlich zuständig?
- Fehleranfälligkeit: Informationen gehen verloren, wenn sie über verschiedene Kanäle (E-Mail, Telefon, Chat) kommuniziert werden.
- Compliance-Risiken: Ohne klare Prozesse werden Bestellungen am Genehmigungsprozess vorbei ausgelöst – sogenannte Maverick-Buying-Fälle.
- Frustration bei Mitarbeitern: Lange Wartezeiten und unklare Zuständigkeiten demotivieren das Team.
- Schwierige Nachvollziehbarkeit: Bei einem Audit können Sie nicht lückenlos nachweisen, wer was wann genehmigt hat.
Jede Stunde, die ein Mitarbeiter auf eine Genehmigung wartet, ist verlorene Produktivität – und bares Geld.
Was sind automatisierte Genehmigungsworkflows?
Ein automatisierter Genehmigungsworkflow ist ein digitaler Prozess, der Bestellanforderungen automatisch an die richtigen Personen weiterleitet, basierend auf vordefinierten Regeln. Statt manueller E-Mails und Rückfragen läuft der gesamte Freigabeprozess strukturiert und nachvollziehbar in einem System ab.
Gut zu wissen
Automatisierte Workflows ersetzen nicht die menschliche Entscheidung – sie sorgen lediglich dafür, dass die richtige Person zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhält, um schnell und fundiert entscheiden zu können.
Typische Regeln für automatisierte Workflows sind:
- Wertbasierte Freigaben: Bestellungen unter 500 Euro werden automatisch genehmigt, zwischen 500 und 5.000 Euro genehmigt der Abteilungsleiter, darüber die Geschäftsführung.
- Kategoriebasierte Regeln: IT-Beschaffungen gehen automatisch an den IT-Leiter, Büroausstattung an das Office Management.
- Budgetprüfung: Vor der Weiterleitung wird automatisch geprüft, ob ausreichend Budget vorhanden ist.
- Eskalationsregeln: Wird eine Anfrage nicht innerhalb von 24 Stunden bearbeitet, wird automatisch der nächste Vorgesetzte benachrichtigt.
Die Vorteile im Detail
Zeitersparnis: Von Tagen auf Minuten
Der offensichtlichste Vorteil: Geschwindigkeit. Was vorher Tage dauerte, wird in Minuten erledigt. Benachrichtigungen gehen sofort raus, Genehmiger können mit einem Klick freigeben, und der Besteller sieht in Echtzeit den Status seiner Anfrage.
Kostenersparnis: Weniger Prozesskosten, bessere Konditionen
Jede Bestellung verursacht Prozesskosten – für Administration, Kommunikation und Nachverfolgung. Durch Automatisierung sinken diese Kosten drastisch. Gleichzeitig ermöglicht die schnellere Bearbeitung, dass Sie Skonto-Fristen einhalten und bessere Lieferkonditionen verhandeln können.
Compliance: Lückenloser Audit Trail
Jede Aktion in einem automatisierten Workflow wird protokolliert: Wer hat wann was angefordert, wer hat genehmigt, welche Regeln wurden angewandt. Dieses lückenlose Protokoll ist Gold wert bei internen Audits, Wirtschaftsprüfungen oder Compliance-Anforderungen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Klare Prozesse, weniger Frust
Automatisierte Workflows schaffen Klarheit. Jeder Mitarbeiter weiß, was er tun muss und was als Nächstes passiert. Keine Rückfragen, keine Unsicherheiten, keine verlorenen E-Mails. Das reduziert Frustration und erhöht die Akzeptanz des Einkaufsprozesses.
Praxis-Tipp
Beginnen Sie mit einem einfachen Workflow für Ihren häufigsten Bestelltyp. Ein schneller Erfolg bei einem Standardprozess überzeugt auch skeptische Kollegen vom Mehrwert der Automatisierung.
Automatisierte Workflows sind kein Luxus für Großkonzerne – sie sind ein Muss für jedes Unternehmen, das seinen Einkauf ernst nimmt.
Wie visuelle Flow Builder funktionieren
Früher mussten Genehmigungsworkflows von IT-Spezialisten programmiert werden. Moderne Procurement-Lösungen bieten stattdessen visuelle Flow Builder, mit denen auch Fachanwender ohne Programmierkenntnisse komplexe Workflows erstellen können.
Das Prinzip ist einfach: Sie ziehen Bausteine auf eine Arbeitsfläche und verbinden sie miteinander. Typische Bausteine sind:
- Startbedingung: Was löst den Workflow aus? (z. B. neue Bestellanforderung)
- Bedingung/Verzweigung: Welche Kriterien bestimmen den weiteren Verlauf? (z. B. Bestellwert über 1.000 Euro)
- Genehmigungsschritt: Wer muss freigeben? (z. B. Abteilungsleiter)
- Benachrichtigung: Wer wird informiert? (z. B. E-Mail an den Besteller)
- Automatische Aktion: Was passiert nach der Genehmigung? (z. B. Bestellung wird ausgelöst)
Gut zu wissen
Procurly bietet einen solchen visuellen Flow Builder, mit dem Sie in wenigen Minuten professionelle Genehmigungsworkflows erstellen können. Drag-and-Drop, intuitive Bedienung, keine IT-Kenntnisse erforderlich. Zusätzlich können Sie Spending Caps und mehrstufige Eskalationsregeln definieren.
Der ROI automatisierter Workflows
Lassen Sie uns die Zahlen sprechen. Ein mittelständisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitern bearbeitet durchschnittlich 200 Bestellungen pro Monat.
Bei manuellen Prozessen
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Bestellung: 45 Minuten
- Gesamtaufwand pro Monat: 150 Stunden
- Bei einem Stundensatz von 40 Euro: 6.000 Euro Prozesskosten pro Monat
Mit automatisierten Workflows
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Bestellung: 10 Minuten
- Gesamtaufwand pro Monat: 33 Stunden
- Prozesskosten: 1.320 Euro pro Monat
Dazu kommen indirekte Einsparungen durch weniger Fehler, bessere Konditionen und höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Der ROI einer Procurement-Lösung ist in den meisten Fällen bereits nach wenigen Wochen positiv.
Die Frage ist nicht, ob Sie sich automatisierte Workflows leisten können – sondern ob Sie es sich leisten können, darauf zu verzichten.
So starten Sie mit automatisierten Workflows
Häufigsten Bestelltyp identifizieren
Wählen Sie den Bestelltyp, der am häufigsten vorkommt – z. B. Büroausstattung oder IT-Zubehör. Hier erzielen Sie den größten Effekt.
Genehmigungsstufen definieren
Legen Sie fest, wer ab welchem Betrag freigeben muss. Halten Sie die Regeln so einfach wie möglich – Komplexität können Sie später hinzufügen.
Workflow in der Software einrichten
Mit einem visuellen Flow Builder dauert das wenige Minuten. Testen Sie den Workflow gründlich, bevor Sie ihn aktivieren.
Mit kleinem Team testen
Sammeln Sie Feedback aus der Praxis und optimieren Sie den Workflow, bevor er unternehmensweit ausgerollt wird.
Für alle Abteilungen ausrollen
Aktivieren Sie den Workflow für das gesamte Unternehmen und begleiten Sie die Einführung mit kurzen Schulungen.
Praxis-Tipp
Feiern Sie die ersten Erfolge sichtbar im Team. Zeigen Sie konkret, wie viel Zeit der neue Workflow gespart hat – das erzeugt Begeisterung und erleichtert den Rollout in weiteren Abteilungen.
Testen Sie Procurly jetzt kostenlos und erstellen Sie Ihren ersten automatisierten Genehmigungsworkflow in wenigen Minuten. Keine Kreditkarte, keine Verpflichtung – einfach loslegen.